La selezione e la valutazione dei fornitori
In Acea sono attivi ed aggiornati diversi Sistemi di qualificazione dei fornitori di lavori, beni e servizi.
L’Unità preposta alla Qualifica dei fornitori, nel rispetto dei principi di concorrenza e parità di trattamento, procede all’istituzione di Sistemi di qualificazione di rilievo europeo 88 e di Albi fornitori per appalti c.d. “sotto soglia” o privatistici, coordinando i gruppi di lavoro per l’identificazione dei requisiti di qualifica e redigendo i relativi Regolamenti di qualificazione. Istruisce, inoltre, le singole richieste d’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione, verificando il possesso dei requisiti richiesti e gestendo le comunicazioni al fornitore in merito a: provvedimenti di ammissione, rigetto o sospensione dagli Albi.
L’albero merceologico, condiviso tra le Società del Gruppo, include, al 2018, 467 gruppi merce ed al 31 dicembre 2018 sono stati gestiti dall'Unità preposta 117 Albi/Sistemi di qualificazione.
[88] Ai sensi dell’art. 134 del D. Lgs. n. 50/2016 e ss.mm.ii.
In Acea è attivo un portale per la qualificazione fornitori, completamente integrato con l'anagrafica fornitori. Le imprese che intendono qualificarsi inseriscono online la richiesta di qualificazione ai gruppi merce di interesse, accedendo al portale di Vendor Management direttamente dal sito istituzionale Acea (www.gruppo.acea.it, sezione Fornitori).
Per l’iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione è necessario il possesso di requisiti standard - fra i quali sono compresi i requisiti di ordine morale previsti dalla normativa di settore - e di requisiti specifici, studiati con riferimento al gruppo o ai gruppi merce oggetto dei singoli Elenchi Fornitori.
Tra i requisiti specifici, in alcuni casi è richiesto il possesso di particolari Autorizzazioni e/o certificazioni, ad esempio:
- il possesso della Certificazione UNI EN ISO 9001 (requisito vincolante per tutti i gruppi merce “lavori” e per quasi tutti i Sistemi di qualificazione “beni e servizi”);
- il possesso della Certificazione UNI EN ISO 14001 (ad esempio, per l’iscrizione al Sistema di qualificazione relativo ai Rifiuti speciali non pericolosi);
- il possesso dell’Iscrizione all'Albo Nazionale Gestori Ambientali o dell’autorizzazione alla gestione di un impianto dedicato al recupero/smaltimento dei rifiuti (ad esempio, per l’iscrizione ai Sistemi relativi alla Gestione rifiuti);
- il possesso della certificazione OHSAS 18001 (ad esempio, per l’iscrizione al Sistema di qualificazione relativo alla manutenzione elettromeccanica degli impianti industriali).
Per l’ammissione ai Sistemi di qualificazione di rilievo comunitario, infine, le imprese che intendono qualificarsi devono dare disponibilità a ricevere un’eventuale verifica ispettiva, presso le sedi amministrative, finalizzata a valutare la veridicità e l’adeguatezza della documentazione e, presso le sedi operative o nei magazzini dei prodotti, per valutare l’implementazione e l’applicazione dei Sistemi di gestione attivi.
Nel 2018 sono state evase, complessivamente, 646 richieste di iscrizione agli Albi/Sistemi di qualificazione, per un totale di 513 richieste evase con esito positivo.
In dettaglio:
- 328 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione “lavori”;
- 318 richieste di qualificazione evase per i Sistemi di qualificazione/Albi fornitori di “beni e servizi”.
La valutazione dei fornitori viene svolta tramite diverse tipologie di controlli che si attivano a seconda dell’Albo di appartenenza e del diverso “status” che acquisisce il fornitore rispetto ad Acea (in fase di qualifica, qualificato, o qualificato con appalto in corso).
Per potersi iscrivere ai Sistemi di qualificazione afferenti ai Regolamenti Unici Beni e Servizi e Lavori – che, per il 2018, erano 92 sui 117 Sistemi di qualificazione complessivi – i fornitori sono tenuti a compilare un questionario di autovalutazione, differenziato a seconda che si tratti di beni e servizi o di lavori, direttamente sulla piattaforma di Vendor Management, cui si accede dal sito istituzionale (www.gruppo.acea.it). Il questionario richiede informazioni sui Sistemi di gestione Qualità, Ambiente, Sicurezza, Energia e su altri aspetti di sostenibilità. In particolare, nel corso dell’anno, 261 fornitori hanno compilato il questionario di autovalutazione (144 per beni e servizi e 117 per lavori); essi rappresentano l’84% del totale fornitori qualificati nell’anno (pari a 309). A fine 2018 si è arrivati ad implementare, nella piattaforma di Vendor Management, tutti i requisiti di sistema necessari all’elaborazione dei dati rilevati tramite i questionari; essi, pertanto, saranno disponibili a partire dal prossimo anno.
Infine, con l’obiettivo di monitorare alcuni dati e sensibilizzare la catena di fornitura sulla sostenibilità, Acquisti e Logistica, in sinergia con l’Unità Sostenibilità ed in continuità con gli ultimi anni, ha inviato ad un campione di fornitori – 114 nel 2018 – un questionario predisposto ad hoc su temi sociali ed ambientali (si veda il box di approfondimento dedicato).
Il questionario Acea per monitorare i temi sociali e ambientali lungo la catena di fornitura
Nel 2018 Acea, per il quarto anno consecutivo, ha somministrato ad un panel di 114 fornitori del Gruppo (erano 104 nel 2017) un questionario ad hoc per indagarne l’impegno su temi ambientali e sociali. Al questionario hanno risposto 36 imprese, 19 per i beni e servizi e 17 per i lavori (erano state 55 le imprese rispondenti nel 2017).
Per quanto concerne i temi sociali, dall’analisi dei questionari si evidenzia che, con riferimento al tema dell’etica e dell’integrità, il 58% delle imprese rispondenti adotta strumenti per la promozione di comportamenti virtuosi tra cui il Codice etico e il Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. n. 231/01; rispetto alla tutela del lavoro emerge che l’84% del personale delle aziende fornitrici è impiegato con contratti a tempo indeterminato e che nel 39% dei casi l’azienda prevede rappresentanze sindacali; riguardo alla tutela della salute e della sicurezza sul lavoro, il 64% dei fornitori che hanno compilato il questionario è dotato di sistemi di gestione della sicurezza (ad esempio OHSAS 18001), l’83% ha erogato corsi di formazione in materia di sicurezza a più del 50% del personale e di nuovo l’83% non ha registrato casi di infortunio.
Gli esiti della rilevazione sui dati ambientali, come le consistenze dei consumi energetici, sono illustrati nella sezione Le relazioni con l’ambiente, a cui si rinvia.
Nel 2018 sono state confermate le check list di conformità ai requisiti valutati e le fasce di valutazione QASER entro cui collocare il punteggio ottenuto dal fornitore (Eccellente - Ottimo - Buono - Discreto - Sufficiente - Mediocre - Critico - Inadeguato). Le attività di verifica sono state eseguite esclusivamente da auditor interni qualificati di Acea SpA, appartenenti all’Unità Sistemi Integrati di Certificazione, della Funzione Risk & Compliance. Sono state svolte 40 verifiche che hanno prodotto le seguenti valutazioni globali: 2 Ottimi, 4 Buoni, 21 Discreti, 8 Sufficienti, 2 Mediocri, 3 Critici. È stato inviato a ciascun fornitore un feedback, con l’indicazione della fascia di valutazione scaturita dalla verifica, e un report sintetico, dove sono stati evidenziati i punti di forza e gli aspetti per i quali si auspica un miglioramento; ove necessario, è stata inviata anche una scheda dei rilievi più significativi, con richiesta di indicare le cause delle non conformità e proporre idonee azioni correttive.
Dalla consuntivazione dei risultati delle verifiche effettuate si riscontra una maturità soddisfacente per gli ambiti Qualità, Ambiente e Sicurezza, con il 70% dei fornitori inquadrati con una valutazione tra il buono e l’eccellente, mentre solo il 10% dei fornitori ha ottenuto una pari valutazione per gli ambiti Energia e Responsabilità sociale; tali risultati confermano la necessità e l’opportunità per Acea di utilizzare la verifica anche come momento di confronto per coinvolgere i fornitori sui temi specifici della sostenibilità.
Nel secondo semestre del 2018, i Vertici Acea hanno inoltre deciso di rientrare nel gruppo di lavoro denominato TenP, in seno al Global Compact Network Italia, per poter intensificare la propria azione di sensibilizzazione verso la catena di fornitura avvalendosi anche dei nuovi servizi offerti dalla piattaforma, desktop Audit e formazione ai fornitori sui temi di sostenibilità.
In Acea Elabori è attiva una struttura – il Team Sicurezza – preposta alla gestione della sicurezza dei lavori e dei servizi affidati in appalto e facenti capo alle Società del Gruppo (principalmente Acea Ato 2, Acea Ato 5 e Areti). A tal fine, il Team Sicurezza, interagendo con le Società, svolge:
- il supporto e l’assistenza al Responsabile dei Lavori e l’attività generale di Coordinamento della Sicurezza;
- il Coordinamento della Sicurezza in fase di Progettazione ed in fase di Esecuzione su cantieri specifici;
- l’attività di ispezione della sicurezza, per lavori e servizi che non necessitano di Coordinamento in fase di Esecuzione;
- servizi accessori alle attività di ispezione della sicurezza.
Le attività di verifica della sicurezza in cantiere sono correlate, prevalentemente, alle opere principali oggetto degli appalti di manutenzione reti e servizi, in ambito idrico ed elettrico, ma riguardano anche appalti di minore entità (quali interventi di manutenzione di tipo civile, elettrica o elettromeccanica eseguiti negli impianti, cambio contatori, ripristini stradali, video-ispezioni ed autospurghi, ecc.), aggiudicati dal 2015 al 2018.
Il Team Sicurezza gestisce le attività sopra elencate, con l’obiettivo di assicurare il rispetto dei più elevati standard in materia di sicurezza e delle vigenti norme 89, verificando anche il rispetto dei documenti prodotti in sede di gara 90 e dalle Imprese 91. Le attività sono differenziate tra lavori che necessitano di un Coordinamento della Sicurezza in fase di Esecuzione (i Coordinatori sono nominati, di volta in volta, dal Responsabile dei Lavori) e lavori in cui lo standard di sicurezza adottato viene valutato e verificato con ispezioni a campione.
La struttura dedicata è intervenuta attraverso l’impiego di:
- 19 Coordinatori della Sicurezza in fase di Esecuzione e Progettazione, designati di volta in volta su specifici cantieri;
- 22 Ispettori della Sicurezza, che hanno valutato e verificato con ispezioni a campione lo standard di sicurezza;
- 7 Pianificatori, che hanno seguito la pianificazione e il dispatching dell’attività ispettiva della sicurezza sui cantieri delle Imprese esecutrici;
- 10 risorse del Supporto Tecnico, che hanno gestito l’attività di verifica dell’idoneità tecnico professionale delle Imprese impiegate negli appalti.
Il numero delle verifiche in cantiere svolte è aumentato in modo rilevante nell’ultimo biennio – passando dalle circa 5.500 ispezioni effettuate nel 2016 alle oltre 11.200 del 2018 – e le attività ispettive, in alcuni appalti, sono state gestite tramite l’ausilio dei sistemi informatici, che hanno facilitato l’operatività della struttura organizzativa, rendendola più agile ed in grado di attivarsi in base alle necessità. Il modello di gestione adottato ha consentito di svolgere con tempestività l’attività di supporto alla verifica tecnico professionale degli appaltatori, subappaltatori e lavoratori autonomi; rendere immediati ed efficienti i controlli in cantiere, assegnando gli ordini di lavoro da ispezionare, sulla base di un “rating” superiore ad una certa soglia, agli ispettori della sicurezza; ingaggiare, in tutti i casi richiesti, un coordinatore della sicurezza in fase di esecuzione o di progettazione.
[89] D. Lgs. n. 81/08 “Testo Unico per la Sicurezza” e ss.mm.ii.
[90] Piano di sicurezza e coordinamento in cantiere, DUVRI.
[91] Piano Operativo di Sicurezza, Piano Sostitutivo di Sicurezza.
Nel corso dell’anno, il Team Sicurezza ha eseguito l’attività di supporto alle verifiche tecnico-professionali di 226 imprese (92 appaltatrici e 134 subappaltatrici). Ha inoltre svolto il Coordinamento per la Sicurezza in fase di Esecuzione e Progettazione per 315 ordini di lavoro (296 in fase di esecuzione e 19 in fase di progettazione) ed effettuato, complessivamente, 11.270 ispezioni della sicurezza 92 in cantiere (il 27% in più rispetto alle 8.900 ispezioni del 2017), verbalizzando il rispetto delle normative vigenti in materia di Salute e Sicurezza sul Lavoro, o la deviazione da esse (non conformità); sul totale delle ispezioni effettuate nel 2018 sono state rilevate 1.601 non conformità.
Per gli appalti principali, come previsto dalla documentazione contrattuale, gli esiti delle visite ispettive vengono verbalizzati secondo quattro categorie: conforme o non applicabile, infrazione di lieve entità (in genere corrette sul posto), di media e di grave entità. Alle non conformità sono associate azioni correttive e penalità, applicate dalla Società appaltante in base a quanto previsto dalla documentazione di gara, e, in particolare, l’infrazione di grave entità può comportare la sospensione delle lavorazioni.
A seguito delle 10.111 ispezioni del 2018, relative ai principali appalti, sono state rilevate 893 non conformità, di cui 545 “di lieve entità”, 252 di “media entità” e soltanto 96 rientranti nella categoria “grave entità”.
Il Team Sicurezza organizza incontri con le Imprese appaltatrici al fine di sensibilizzare le stesse sul tema della sicurezza in cantiere sia prima dell’inizio delle attività – informando i Datori di lavoro delle Imprese appaltatrici sull’attività svolta dal Team Sicurezza e sugli standard adottati, richiedendo i documenti propedeutici al raggiungimento dell’idoneità della verifica tecnico-professionale, ecc. –, che durante lo svolgimento dell’appalto, ad esempio correggendo comportamenti in contrasto con le normative vigenti ed approfondendo problematiche specifiche emerse durante l’esecuzione dell’appalto. Durante le verifiche svolte sul personale delle imprese appaltatrici e subappaltatrici, inoltre, il Team Sicurezza si accerta che il datore di lavoro abbia erogato sia la formazione base che, se applicabile, quella specifica, prevista dalla normativa vigente in materia di sicurezza.
Nonostante l’attenzione al tema, nel corso dell’anno, nell’ambito delle attività affidate da alcune Società del Gruppo ad imprese appaltatrici, si sono verificati 33 infortuni. Sebbene il numero delle denunce di infortunio sia aumentato (il dato era pari a 22 nel 2017), è diminuita la “gravità” degli infortuni stessi (rappresentata dai 734 giorni di assenza del 2017 ai 439 del 2018); inoltre, sui 33 infortuni registrati nell’anno, uno solo ha avuto durata maggiore di 40 giorni.
[92] Il numero include le visite effettuate per tutte le tipologie di appalti, i principali e i “minori”. Si tenga presente che per gli appalti di minore entità, il Disciplinare Tecnico non prevede la verbalizzazione delle non conformità secondo le tipologie indicate nel testo, a differenza della documentazione contrattuale degli appalti che hanno ad oggetto le maggiori opere di manutenzione reti e servizi.
In virtù del Protocollo sugli Appalti Idrici, sottoscritto il 6 giugno 2012 da Acea SpA e Acea Ato 2, le Organizzazioni Sindacali Confederali e le Federazioni di Categoria, ed ancora in vigore, si sono svolti alcuni incontri nell’ambito della Commissione paritetica appositamente istituita. Negli ultimi anni si sono, in generale, ridotte le criticità riguardo ai temi della sicurezza e dell’organizzazione del lavoro del personale delle Ditte impegnate negli appalti Acea e sono migliorate la tracciabilità e la trasparenza delle informazioni. Nel corso del 2018, le Parti si sono confrontate in due occasioni (1° febbraio e 27 settembre 2018), ed Acea ha mantenuto l’impegno a prevedere, nell’ambito dei bandi di gara per l’affidamento dei servizi, l’inserimento di una apposita clausola sociale per promuovere la stabilità occupazionale del personale impiegato negli appalti.
Acea Energia, nel 2018, ha proseguito l’attento monitoraggio della qualità del servizio di vendita svolto dalle Agenzie per la vendita door to door e/o teleselling sui segmenti del mercato libero “domestico” e “micro business”. Il Mandato di agenzia prevede la formazione obbligatoria degli incaricati, che operano in nome e per conto di Acea, affinché trasmettano ai clienti informazioni adeguate, e prevede altresì sanzioni pecuniarie (del valore minimo di 1.000 euro) in caso di rilevazione di pratiche commerciali scorrette (si veda, su questo aspetto, anche il capitolo Clienti). Nel corso del 2018, Acea Energia ha erogato un programma formativo a 639 venditori, per un totale di 64 giornate corrispondenti a 392 ore di formazione.
Areti, nel corso del 2018 ha erogato formazione al personale delle ditte appaltatrici sul tema: “Variazioni dello schema di BT – attraverso l’utilizzo dell’applicativo aziendale GEOWEB finalizzato al rilievo della rete BT dalla Cabina Secondaria al POD”; agli incontri hanno partecipato 34 persone per un totale di 136 ore di formazione, svolte con il contributo di un docente interno. La società ha organizzato anche 8 incontri di coordinamento con le imprese appaltatrici volti alla gestione e riduzione dei rischi dovuti alle interferenze tra i lavoratori, come previsto dalla normativa 93.
Areti, inoltre, continua ad utilizzare un modello di vendor rating – sperimentato ormai dal 2008 – per i lavori in area energia, incentrato su 142 parametri di qualità, sicurezza e ambiente. Il sistema prevede ispezioni in cantiere, l’elaborazione di classifiche di merito basate sulla reputazione degli appaltatori e la possibilità di applicare penali e sospendere le attività dell’appaltatore: nel corso del 2018 sono stati sospesi per “non conformità” sulla sicurezza 29 cantieri, a fronte di un totale di 2.214 visite effettuate. L’indice reputazionale medio rilevato nell’anno, pari a 98,29, in costante incremento (era 97,02 nel 2017), conferma il buon livello di affidabilità degli operatori
[93] Art. 26 comma 3 ter del D. Lgs. n. 81/08 e ss.mm.ii.
Il contenzioso con i fornitori 2018
Il contenzioso tra l’azienda e i fornitori riguarda in primo luogo contestazioni sul mancato pagamento di fatture per forniture di beni, servizi e lavori, e giudizi in materia di gestione di contratti di appalto. Con riferimento al mancato pagamento delle fatture, si registra un aumento del numero di contenziosi insorti: 29 nel 2018 (erano stati 19 nel 2017). In genere, si tratta di decreti ingiuntivi relativi a fatture che non vengono pagate per motivi di natura formale, trovando rapida soluzione in via transattiva; 21 casi risultano infatti già definiti nel corso dello stesso 2018.
In merito al restante contenzioso in materia di contratti di appalto, che riguarda principalmente iscrizioni di riserve da parte degli appaltatori, risoluzioni di contratto e risarcimento danni, nel 2018 risultano instaurati 13 giudizi, con un aumento delle vertenze rispetto al precedente anno (6 casi nel 2017), di cui 2 definiti nel corso del medesimo anno. Si segnala, inoltre, che sono stati instaurati 6 contenziosi di natura amministrativa in materia di gare di appalto, di cui 3 già definiti. Detti contenziosi sono in diminuzione rispetto agli 11 dell’anno precedente.
Al 31 dicembre 2018 si registra un numero complessivo dei contenziosi pendenti con i fornitori (incluse le controversie instaurate in anni precedenti) pari ad 86, pressoché in linea con il dato 2017, ove – a parità di perimetro di rendicontazione - i contenziosi erano stati 76. In dettaglio, si tratta di 10 ricorsi al TAR in materia di aggiudicazioni; 63 giudizi instaurati presso la magistratura ordinaria – che riguardano principalmente iscrizioni di riserve da parte degli appaltatori, risoluzioni di contratto e risarcimento danni – e 13 relativi al mancato pagamento fatture.